DAS BRINGT`S
Wer kennt sie nicht: die To-Do Liste, die immer länger wird. Hier gibt es eine Alternative: Probiere doch mal ein Kanban-Board aus, welches die zu bearbeitenden Aufgaben und den Workflow bis zur Fertigstellung ganzheitlich visualisiert. Dadurch, dass das Gehirn 60.000 Mal schneller Visualisierungen als Text verarbeitet, bietet das Kanban-Board eine bessere Übersichtlichkeit. Durch die strukturierte Darstellung der Projektphasen ist ein aktueller Stand jederzeit ersichtlich. „Ressourcen clever nutzen“ ist hier das Motto, denn durch das Board können schnell Engpässen sowie ungenutzte Kapazitäten identifiziert werden. Durch die durchgehende Nutzung des Kanban Boards lassen sich zudem Durchlaufzeiten von Aufgaben als auch die zu bewältigende Workload feststellen, sodass der Arbeitsumfang zukünftig besser geplant werden kann.
SO GEHT´S
Das Kanban Board ist eine visuelle Hilfe, für welches ein Whiteboard als haptisches Instrument im Büro als auch in digitales Tool genutzt werden kann. Der erste Schritt zu einem wirkungsvollen Kanban Board ist die klare Definition (!) der Stadien also der Spalten. Normalerweise werden die Spalten in vier Kategorien („To-Do“, “Doing“ und „Done“ sowie “Blocked”) aufgeteilt, wobei die mittlere Spalte in weiter Zwischenschritte differenziert werden kann. Danach werden die Aufgaben auf (virtuelle) Post-its geschrieben.
Da es sich beim KANBAN um eine agile Methode handelt, ist beständige Rückmeldungen und eine kontinuierliche Überprüfung der Systematik notwendig. Diese Mechanismen sind wichtig, um Engpässe und Anpassungspotentiale der Systematik zu identifizieren und das volle Potenzial auszuschöpfen.
Beispielhafte Tools für virtuelle Kanbans: Jira, Trello, MS Planner und Clickup.
DARAUF SOLLTEST DU ACHTEN
Die Kanban-Methode ist eine agile Methode, die über die Zeit an Effizienz gewinnt. Daher ist eine offene Feedbackkultur für einen guten Workflow und stetige Verbesserungen notwendig, wenn du das Kanban-Board nicht alleine nutzt. Ein möglicher Stolperstein könnte die Anzahl von zu bearbeiten Aufgaben sein, denn das Kanban-Board ist nicht für große Projekte geeignet. Ist die Anzahl von Aufgaben zu groß, schmälert dies die Übersichtlichkeit des Systems und steigert die Gefahr von übersehenen Post-its.
